材料学院校外专家来访接待实施方案

（草案）

为规范校外专家来访接待流程等相关事宜，保证来访过程有序进行，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、身份对等、严格标准”的原则，特制订本实施方案。

第一条 接待准备

明确院内专家联系人，综合办公室负责与院内专家联系人确认专家行程（往返时间、车（航班）次、是否需要接送等）、住宿及饮食要求等事宜，形成《***接待方案》，根据来访专家报告性质报业务分管院长、院长。综合办公室负责专家来回机票的预订以及住宿、饮食安排等事宜。

第二条 专家迎接

业务分管院长与院内专家联系人负责车站或机场迎接，综合办公室负责车辆安排；专家自行到校的，综合办公室根据需要确定校内迎接相关事项，迎接人员协助专家办理住宿手续。

第三条 专家陪同

学院研究决定专家进校后的陪同人员，并根据专家具体情况，决定是否邀请学校领导出面；

提前确定陪餐人员名单，综合办公室负责确定用餐地点和时间，并通知相关人员；

专家需要作报告的，教学科研办公室负责起草相关通知，包括专家简介、报告内容、时间和地点等信息，分管领导审阅后提交学校相关部门发布；同时负责安排报告厅、会场准备（清扫、座椅、茶、水等）、摄影等，确定参会人员范围并通知。

第四条 专家离校

学院统一安排送站人员，综合办公室负责车辆安排。

第五条 后续工作

根据专家返程时间，学院主要领导需电话确认专家是否安全抵达并致谢；

教学科研办公室人员负责专家来访文字材料和照片的收集和整理，并于三日内在学院网站发布相关报道，分管院长负责材料的审核。

第六条 费用办理

综合办公室负责专家个人信息（银行卡号、身份证号等）、车票和公函的收集整理，教学科研办公室负责相关票据的整理、签字和报销事宜，并于一周内将相关费用汇入专家账户。

第七条 本方案自2017年10月10日起实施。

第八条 本方案由学院党政联席会负责解释。

材料科学与工程学院

2017年10月8日